10 bonnes pratiques pour une meilleure gestion de son temps

La gestion du temps est un enjeu clé lié à la productivité. Une bonne gestion du temps vous aidera non seulement dans votre vie professionnelle mais aussi dans votre vie personnelle. 

Voici 10 bonnes pratiques générales concernant la gestion de votre temps ainsi que 5 méthodes très concrètes vous permettant de gérer efficacement votre temps. 

Gérer son temps: une définition

Le concept de gestion du temps est clé dans un monde où les sollicitations sont de plus en plus fréquentes. Mieux gérer son temps c’est planifier et organiser les différents aspects de vos vies entre travail, loisirs et repos. L’objectif étant la recherche d’un équilibre sain. 

L’objectif principal est de contrôler consciemment la façon dont vous consacrez votre temps aux tâches et activités importantes. Au travail ou encore dans votre vie personnelle et quotidienne.

Maîtriser son temps permet de nombreux bienfaits : 

• Atteignez vos objectifs avec succès 
• Fixez plus facilement vos priorités 
• Éliminez les mauvaises habitudes
• Réduisez votre stress et augmentez vos motivations

10 bonnes pratiques pour mieux gérer son temps

1. Planifiez vos journées à l’avance

La planification est la première et la meilleure de toutes les techniques de gestion du temps. Tout d’abord, parce qu’elle vous aide à organiser correctement votre travail. Ensuite, parce qu’elle vous donne un aperçu détaillé de toutes les choses que vous devez faire. 

Si vous pouvez planifier vos tâches quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles, le reste vient facilement. Organisez votre planification en utilisant l’une de ces options : 

Le soir, avant de se coucher, passez les 15 dernières minutes à dresser une liste des éléments les plus importants pour le lendemain.

Le matin, à la première heure. Au cours de votre routine matinale, notez les 3 ou 4 questions les plus urgentes et les plus importantes qui doivent être traitées aujourd’hui. Travaillez sur celles-ci lorsque vous êtes le plus productif.

2. Fixez une limite de temps à chaque activité

Fixez une limite de temps pour chaque tâche que vous avez. Ainsi, vous évitez d’être distrait ou de remettre à plus tard vos différentes activités de la journée. D’autre part, le fait de savoir que vous travaillez en temps limité augmente votre productivité. 

Faites en sorte que chaque activité devienne un défi à réaliser en temps imparti. De cette manière, cela devient ludique. 

Mettez aussi en place un système de tampons entre les différentes activités. Si vous ne terminez pas la tâche à temps, vous pourrez y travailler sans déborder sur le temps réservé aux autres activités.

3. Commencez par le plus important

Chaque matin, identifiez les deux ou trois tâches les plus importantes pour vous. Commencez ensuite par vous atteler à ces tâches-là, avant toute autre chose. 

En plus d’être débarrassé de ces tâches importantes, vous avez rempli une bonne partie de vos objectifs journaliers. Cela vous donnera de l’énergie pour terminer les tâches les moins importantes.

4. Arrêtez de multiplier les tâches

Si en apparence la capacité à multiplier les tâches en parallèles semble être valorisée et permet une meilleure gestion du temps, il n’en n’est rien. Cette étude de l’université de Stanford montre qu’en réalité le multitâche réduit considérablement la productivité. 

Privilégiez le travail d’une seule tâche à la fois et procédez en mode séquentiel afin de rester toujours concentré et engagé dans votre travail. 

5. Faites des pauses

L’enchaînement de tâches peut sembler être une bonne technique de gestion de temps afin de maximiser l’efficacité. En réalité, cela nuit considérablement à votre productivité. Le cerveau à besoin de pause pour se vider et se concentrer à nouveau ensuite. 

Ressourcez vous en faisant une courte promenade, en méditant, en rêvant ou en faisant une activité que vous appréciez. La lecture ou la musique peuvent constituer de très bon moment de détente tout en stimulant votre cerveau différemment.   

Sans cette pause, il est plus difficile de rester concentré et motivé. Prévoir un temps tampon peut également vous éviter d’arriver en retard à votre prochaine réunion. 

Prenez des pauses pour améliorer vos techniques de gestion du temps et vous ressourcer.  Cela vous permettra d’augmenter considérablement votre productivité et votre bien être.

Pour les employés, rappelez-vous que vous avez le droit de faire des pauses. C’est votre droit et l’employeur est tenu de le respecter. Si vous ne bénéficiez pas de pauses, contactez les entités juridiques appropriées.

6. Apprenez à dire non 

Vous n’apprendrez jamais à gérer votre temps au travail si vous n’apprenez pas à dire non. Vous êtes le seul à savoir ce dont vous avez le temps. Si vous devez refuser une demande pour vous concentrer sur des tâches plus importantes, n’hésitez pas à le faire. 

Plutôt que d’accomplir un grand nombre de tâches qui n’ont que peu ou pas de valeur, accomplissez moins de tâches qui créent plus de valeur. Concentrez vos efforts afin de maximiser la création de valeur. 

Ce n’est pas le rôle d’un manager qui a des compétences en développement web de s’occuper de la refonte d’un site web par exemple. Il doit savoir dire non à des tâches qui ne correspondent pas à de la création de la valeur pour son poste.

7. Déléguez

Déléguez des tâches vous permet de gagner du temps car cela réduit votre charge de travail. Vous avez plus de temps à consacrer à des tâches plus importantes pour vous. 

La délégation peut parfois être un peu délicate à gérer. Pour certains, il est difficile de laisser quelqu’un d’autre faire le travail qu’ils avaient l’habitude de faire. D’autres n’ont pas le temps de former quelqu’un d’autre à certaines tâches.

Si vous faites partie d’une équipe, confiez des responsabilités aux autres membres que vous savez qualifiés pour les réaliser. Sinon, engagez un freelance expérimenté ou organisez une formation interne. L’investissement initial en vaut la peine sur le long terme. 

Par exemple, si l’un de vos collègue maîtrise bien les mentions obligatoires sur une facture, laissez le se charger de la facturation.

8. Ne vérifiez vos emails que quelques fois par jour

Vérifier les e-mails et y répondre est une tâche fastidieuse. Personne n’aime ça, et pourtant tout le monde le fait. 

Selon les statistiques, “le travailleur moyen passe environ 30 heures par semaine à consulter ses e-mails”. Pensez à toutes les tâches que vous pourriez accomplir pendant ce temps.

Limitez au maximum le temps que vous consacrez aux e-mails pour conserver ces 30 heures à des tâches plus importantes. 

Si vous les consultez le matin, ne répondez qu’aux plus importants qui nécessitent une réponse immédiate. Laissez le reste pour les pauses entre les tâches ou parcourez-les à la fin de la journée. 

Veillez également à marquer les messages sans importance comme “spam” pour éviter qu’ils n’envahissent votre boîte de réception.

9. Créez une routine le matin

Quelle est la première chose que vous faites en vous réveillant ? Si c’est faire son lit ou faire de l’exercice, vous êtes sur la bonne voie. Mais si c’est de consulter les réseaux sociaux, vous faites fausse route.

Créez vous une routine matinale afin de gagner en énergie pour le reste de la journée. Essayez des petites choses comme faire votre lit, puis prenez un petit-déjeuner sain. Incluez dans votre routine matinale la définition de vos objectifs principaux pour la journée. 

Une bonne routine matinale est une habitude qui vous mettra de bonne humeur et vous motivera à travailler. Laissez les médias sociaux ou d’autres tâches pour la fin de la journée.

10. Arrêtez de faire des to-do lists à rallonge

C’est déjà une première étape que de faire des to-do lists afin de définir les tâches que vous devez accomplir. Mais si votre liste de tâches est trop longue, vous allez vous sentir complètement dépassé. 

Le fait de regarder la liste dans sa totalité, qui ne va pas se raccourcir tant que vous ne commencez pas à rayer des éléments, est aussi très décourageant.

Au lieu de regarder cette liste dans sa totalité, concentrez-vous sur la seule tâche que vous avez devant vous. Cette seule, unique et solitaire tâche. Après cela, passez à la suivante.

5 méthodes très concrètes pour mieux gérer son temps

1. La matrice d’Eisenhower

Lorsque vous organisez votre liste de tâches, établir des priorités est la clé d’une bonne gestion de votre temps de travail. 

Évaluez votre liste de tâches et assurez-vous que vous l’avez organisée en fonction de l’importance d’une tâche plutôt que de son urgence. 

Les responsabilités importantes favorisent la réalisation de vos objectifs, tandis que les responsabilités urgentes exigent une attention immédiate et sont associées à la réalisation des objectifs de quelqu’un d’autre. 

Nous avons tendance à laisser l’urgence dominer alors que nous devrions vraiment nous concentrer sur les activités importantes.

Utilisez la matrice de gestion du temps suivante, connue sous le nom de matrice d’Eisenhower. C’est un outil d’organisation pour hiérarchiser les tâches en fonction de ces idées d’importance et d’urgence.

Voici un examen plus approfondi de chacun de ces quatre quadrants :

• Important et urgent : Ces tâches ont des échéances importantes et sont très urgentes – terminez-les immédiatement.
• Important mais pas urgent : Ces tâches sont importantes mais ne nécessitent pas d’action immédiate. Elles doivent faire l’objet d’une stratégie de développement à long terme. Efforcez-vous de passer la plupart de votre temps dans ce quadrant.
• Urgent mais pas important : Ces tâches sont urgentes mais pas importantes. Réduisez, déléguez ou éliminez-les car elles ne contribuent pas à votre rendement. 
• Non urgentes et non importantes : Ces activités ont peu ou pas de valeur. Éliminez-les autant que possible.

Voici un aperçu des types d’activités qui se trouvent dans chaque quadrant. Essayez de créer votre propre matrice de gestion du temps et d’y insérer des éléments de votre liste de tâches pour évaluer la façon dont vous utilisez votre temps. 

lucidchart.com

2. Les plages horaires

De nombreux types de plages horaires peuvent être mis en place pour mieux gérer votre temps. En voici quelques exemples : 

• Blocage du temps : 

Le blocage du temps est une technique simple de gestion du temps qui vous aide à prendre conscience de la façon dont vous passez votre temps. Dans cette technique, vous divisez votre journée en blocs de temps.

Pendant ces blocs de temps, vous vous concentrez sur une tâche spécifique que vous effectuez dans une limite de temps imposée. C’est comme si vous inscriviez votre liste de choses à faire sur un calendrier journalier.

• Le time boxing : 

Le time boxing est quasi similaire au blocage de temps. Dans le cas du time boxing, vous imposez une limite de temps spécifique à une tâche. Il s’agit d’une version plus stricte du blocage du temps.

• Thématique du jour : 

La thématisation de la journée est une autre variante du blocage du temps. Bloquez votre emploi du temps hebdomadaire avec un thème de travail journalier. Votre emploi du temps quotidien est consacré à des tâches spécifiques d’une catégorie.

3. La technique Pomodoro

La technique Pomodoro est une technique de gestion du temps qui a été inventée à la fin des années 1980 par Francesco Cirillo. Comme son nom l’indique, cette technique utilise le célèbre minuteur Pomodoro comme outil pour fixer des contraintes de temps.

La technique Pomodoro se compose de 4 “pomodoros” – des intervalles de 25 minutes séparés par des pauses de 5 minutes. Lorsqu’un Pomodoro se termine, vous prenez une pause de 5 minutes. 

Ensuite, vous fixez un autre intervalle de 25 minutes et vous répétez l’action. Après avoir terminé le cycle de 4 Pomodoro, vous faites une pause plus longue.

Son objectif est de gérer le temps de manière efficace et de se concentrer sur une seule tâche.

Utiliser un logiciel de suivi du temps avec un minuteur de 25 minutes pour suivre précisément votre temps avec la technique Pomodoro. De cette façon, vous obtiendrez automatiquement des rapports sur votre travail.

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asana.fr

4. La méthode “Get Things Done”

Développée par David Allen, la méthode “Get Things Done” est l’un des systèmes de gestion du temps les plus largement adoptés et les plus réussis.

L’idée du système GTD est de vider votre esprit de toutes les tâches, projets et problèmes et de prendre des mesures spécifiques pour les réaliser. 

Il s’agit d’une méthode efficace en cinq étapes :

• Collecter : Écrivez ou enregistrez sous une forme quelconque tout ce qui retient votre attention.
• Traiter : Décidez de ce qu’il faut faire, ne pas faire ou déléguer.
• Organiser : Classez les tâches dans différentes catégories. Utilisez des outils de gestion de projet et une liste des tâches à accomplir pour vous assurer que vous progressez.
• Réviser : Faites régulièrement le point sur votre travail pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie et que rien ne vous dérange.
• Exécuter : prenez des mesures concrètes pour être responsable de votre temps.

ionos.fr

5. Utilisez des objectifs SMART

SMART est un acronyme qui signifie “Spécifique, Mesurable, Acceptable, Réaliste, Temporellement défini”. Fixez vous des objectifs SMART afin d’être sûr de leurs pertinence.

manager-go.com

• Spécifique : Définissez vos objectifs de manière claire, concise et significative afin de savoir exactement ce que vous devez faire.
• Mesurable : pour atteindre votre objectif, vous devez être en mesure de suivre et d’évaluer sa progression. Utilisez des mesures, des chiffres ou des tâches plus petites qui indiqueront votre progression.
• Acceptable : votre objectif doit être réaliste, c’est-à-dire que vous devez pouvoir vous dépasser, mais pas trop.
• Pertinent : un objectif doit s’aligner sur vos projets, vos tâches et vos plans à long terme. 
• Limité dans le temps : un objectif ne doit pas être trop étendu dans le temps, car il sera plus difficile de l’atteindre.