Vous vous demandez comment parvenir à réduire vos frais en tant qu’entrepreneur et vous cherchez des idées pour y parvenir ? Cela tombe bien car cet article est dédié à la question des frais professionnels et comment les voir diminuer ! Pour assurer le développement de leur activité, les entrepreneurs utilisent divers moyens pour booster leur chiffre d’affaires. En plus de l’augmentation des ventes, la réduction des dépenses et la maîtrise des frais généraux sont autant de facteurs qui garantissent la rentabilité de l’entreprise. Découvrez nos conseils pour mieux contrôler vos dépenses et assurer la croissance et la durabilité de votre entreprise.
Les frais généraux en résumé
Avant de passer aux différentes astuces permettant de réduire vos frais en tant qu’entrepreneur, il est important de rappeler ce que sont réellement les frais généraux. Il s’agit d’un ensemble de dépenses indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise au quotidien. Les frais généraux sont généralement catégorisés en deux grands groupes : • Les frais fixes : ces frais ne changent pas, et ce quel que soit le CA de l’entreprise (assurance, loyer…)
- Les frais variables : ces frais sont quant à eux impactés par le CA de l’entreprise ou le niveau d’activité (logistiques, électricité…). Hormis les frais qui sont liés à la commercialisation de services ou à la fabrication de produits, voici une liste non exhaustive des principaux frais généraux d’une entreprise :
- Loyers financiers et immobiliers
- Services techniques : accueil, surveillance, entretien, logistique…
- Abonnements et licences de logiciels
- Assurances
- Matériel d’information et maintenance
- Électricité, eau, gaz…
- Fournitures et consommables : produits d’entretien, fournitures de bureau…
- Publicité et marketing
- Télécommunications et courriers
- Déplacements…
Bon à savoir : selon anyti.me, les frais généraux représentent en moyenne 20 à 40% des dépenses de la société. Ils peuvent atteindre jusqu’à 25% de son CA en fonction du secteur d’activité.
Réduire ses frais en limitant le nombre de fournisseurs
Quelle que soit l’activité de votre entreprise, la consolidation de la liste de vos principaux fournisseurs est une stratégie efficace pour réduire les coûts. Concrètement, vous devez faire le ménage, peser le pour et le contre afin de limiter au mieux le nombre de fournisseurs avec lesquels vous devez faire affaire. Ce procédé vous permettra d’acquérir un certain nombre d’avantages dont notamment :
- La réduction des coûts d’approvisionnement : moins vous aurez de fournisseurs, moins vous aurez de dépenses à prévoir et moins vous perdrez du temps aux négociations non rentables.
- L’augmentation de la capacité d’affaires : vous serez en mesure de vous focaliser sur un client à forte potentialité d’achat de produits ou de services en grande quantité.
- L’acquisition de relations consolidées : la restriction du nombre de fournisseurs améliorera considérablement vos relations commerciales avec les autres fournisseurs sur le long terme.
Gérer ses frais bancaires
Dans un contexte économique difficile, les entreprises font face à des flambées de coûts bancaires chaque année. Malheureusement, celles-ci affectent inévitablement les dépenses et les frais généraux de l’entreprise. Sachant qu’il y a des différences notables entre un compte en banque dédié aux particuliers et un compte en banque pro. Les opérations courantes en entreprise comme les virements à l’international ou encore les frais annuels engendrent souvent des frais conséquents si des mesures radicales ne sont pas prises.
Vous pouvez toutefois éviter cela en vous tournant vers les néobanques. Les néobanques sont des banques nouvelle génération exclusivement accessibles en ligne. Celles-ci mettent à votre disposition des offres de gestion de compte professionnel intéressantes et entièrement conçues pour les entrepreneurs. Parmi les comptes pro les plus accessibles sur le marché, Qonto propose des offres adaptées à tous les professionnels. Celles-ci sont conçues pour réduire les dépenses des entrepreneurs et des chefs d’entreprise. Découvrez cet avis sur Qonto pour vous faire une idée sur cette néobanque pour pro très connue dans l’Hexagone. Notez que vous pouvez aussi vous tourner vers Anytime, Shine ou encore Finom pour y ouvrir votre compte professionnel, d’autres néobanques également intéressantes en vue de réduire sa facture liée aux frais bancaires.
Sachez aussi que certaines banques en ligne proposent également des offres à destination des professionnels. Nous pouvons citer le compte Hello Business de la célèbre banque en ligne Hello Bank ou encore l’offre N26 Business. Dans tous les cas, que vous choisissiez une banque en ligne ou une néobanque pour votre compte professionnel, vous ferez à coup sûr de sensibles économies annuelles. Cependant, faites bien attention à l’ouverture de votre compte bancaire car certains établissements n’ouvrent leur offre qu’à certains statuts uniquement. Par exemple, certains proposent une offre bancaire uniquement à destination des aux auto-entrepreneurs quand d’autres proposent un compte exclusivement réservé aux SARL, SAS etc.
Adopter les bonnes habitudes de consommation
Même si cela peut vous paraître anodin, vous vous apercevrez assez vite qu’en adoptant les mêmes principes économiques chez vous, vous ferez des économies considérables pour votre entreprise. Essayez de changer vos habitudes de consommation en adoptant des gestes simples et en limitant autant que possible les gaspillages inutiles de ressources au sein de votre entreprise. Pour ce faire, vous avez plusieurs possibilités :
- Responsabiliser vos employés sur les bonnes conduites de consommation
- Éteindre les lumières quand elles ne sont pas nécessaires
- Détecter et réparer les fuites d’eau… Nous vous invitons également à motiver vos employés pour suivre ces gestes écologiques que vous aurez mis en place sous la forme d’incitatifs. Par exemple, après leur avoir bien expliqué les réductions de coût potentielles et autre intérêt à la mise en place de ces nouvelles habitudes, offrez quelques récompenses aux salariés qui proposeront d’eux même d’autres moyens de réduire les frais de l’entreprise. Ainsi, vous instaurerez une véritable émulation au sein de votre structure qui sera bénéfique à la fois pour vos employés mais également à votre démarche de réduction des dépenses !
Rentabiliser les locaux inexploités
Vous n’êtes pas sans savoir que les pièces vides de vos locaux vous font perdre de l’argent. Pour anticiper ces dépenses, vous avez la possibilité de les louer à d’autres professionnels si vous n’avez bien entendu pas l’intention de les utiliser dans l’immédiat. En procédant de la sorte, vos avantages sont multiples. Non seulement vous rentabilisez les pièces inutilisées, mais vous contribuez par la même occasion au lancement de l’activité des autres entrepreneurs en leur proposant un local à prix abordable.
Réaliser un suivi des frais professionnels
À défaut d’un contrôle minutieux, les transactions effectuées par les employés au sein de votre entreprise peuvent augmenter vos factures de façon considérable. Il est donc impératif de réaliser un suivi rigoureux de ces dépenses pour éviter les fraudes et les surendettements. Plusieurs solutions peuvent être appliquées pour assurer ce suivi telles que :
- Minimiser les avances de vos collaborateurs
- Opter pour une solution de suivi automatisée
- Gérer instantanément les frais et les dépenses
- Numériser vos archives concernant les frais
Changer de contrat d’assurance
Parmi les principales dépenses d’une entreprise, les primes d’assurance ne doivent pas être négligées. Les postes à couvrir sont multiples, pour ne citer que quelques exemples :
- Les employés
- Les locaux
- Les marchandises
- Les véhicules
Pour profiter d’une couverture optimale, vous n’êtes pas obligé de souscrire à des contrats onéreux. Au même titre que les néobanques professionnelles, il existe désormais des offres d’assurance 100% en ligne : les Assurtech. Ces assureurs nouvelle génération sont connus pour leurs tarifs attractifs. Un dernier conseil qui pourrait vous aider à réduire vos dépenses, c’est la souscription d’un nouveau contrat d’électricité auprès d’un fournisseur alternatif. Vous avez par exemple :
- Total Direct Énergie (Total Energie)
- Energem
- Enercoop
- ENI
- Planète Oui
- Sowee
- Mint Energie
- Vattenfall
- Cdiscount Energie…
En conclusion, vous avez un certain nombre de pistes à mettre en place dès maintenant pour commencer à voir le montant de vos frais diminuer. Comme évoqué un peu plus haut, vous pouvez tenter d’abaisser certains de vos frais généraux, qu’il s’agisse des frais fixes ou des frais variables. Regardez également du côté de vos fournisseurs et, après analyse minutieuse vous serez en mesure de savoir si vous pouvez vous passer de certains d’entre eux, le but étant de limiter le nombre de fournisseurs au maximum.
Autre idée dans l’optique de baisser vos frais professionnels : les frais bancaires. Quand on sait que le coût d’un compte professionnel est bien plus élevé que celui d’un compte personnel, notamment dans une banque classique, il peut être pertinent de se tourner vers une néobanque ou une banque en ligne pour profiter de coûts plus attractifs. Autre astuce et non des moindres : modifier vos habitudes de consommation, tout en impliquant vos salariés. Mettre autant de petits gestes quotidiens en place au sein d’une structure permet de jouer concrètement sur la facture finale, tout en prenant également soin de la planète !
Le fait de rentabiliser des éventuels locaux inexploités est aussi une piste intéressante car cela représente souvent un manque à gagner important. Nous vous avons conseillé par ailleurs de réaliser un suivi de vos dépenses professionnelles, ceci en vue d’éviter tout problème de fraude ou de surendettement. Enfin, changer de contrat d’assurance au profit d’une offre plus intéressante peut aussi être une piste à privilégier dans votre démarche de réduction de vos frais professionnels globaux !
