Ce n’est pas un secret pour vous mais le cash est très précieux pour votre entreprise. Pourtant, il n’est pas rare que votre client ne vous paie pas à temps alors que vous lui avez fourni une prestation de service ou un produit. Dans certains cas, des retards de paiement peuvent mettre votre trésorerie et votre entreprise en grande difficulté. Dans cet article, nous détaillons d’abord les erreurs à ne surtout pas commettre en matière de facturation et ensuite nous vous donnons les bonnes pratiques pour être payés en temps et en heure.
Quelles sont les principales erreurs à ne pas commettre en matière de facturation ?
Oublier de facturer et mettre trop de temps à éditer la facture
Cela peut vous paraître évident mais parfois la facturation peut vous échapper car vous êtes très occupé en ce moment, un très gros contrat signé, des problèmes avec un de vos fournisseurs ou des problématiques RH à gérer. Toutes ces situations peuvent vous faire oublier la facturation d’un ou plusieurs clients. Il faut donc que vous fassiez de la facturation une priorité.
Évidemment s’il est possible d’oublier l’étape de la facturation, il est probable qu’il vous arrive d’être en retard pour la facturation d’un ou plusieurs contrats. Ainsi, le meilleur moment pour envoyer une facture est immédiatement après l’achèvement d’un projet ou d’une vente. À moins que vous n’ayez un autre arrangement financier avec vos clients, vous ne pouvez pas vous permettre d’attendre pour envoyer une facture. D’ailleurs, certaines études mettent en avant le fait que si vous envoyez une facture le jour même de l’achèvement du travail au lieu d’attendre deux semaines, vous avez presque 1,5 fois plus de chance d’être payé !
Faire une erreur en éditant la facture
Il est très courant qu’une ou plusieurs coquilles se glissent dans la facture de votre client. En effet, il n’est pas impossible d’oublier un terme dans la facture ou d’avoir fait une erreur dans un de ces termes. Il est donc fortement conseillé de vérifier la présence des détails suivants et leur exactitude :
- Nom et numéro de votre entreprise
- L’adresse de votre entreprise
- Nom et adresse du client
- Le numéro de facture
- La date de la facture
- La date d’échéance
- Les numéros de taxe requis par la législation locale
- Les conditions de paiement
- Liste détaillée des produits ou des services que vous avez fournis
En évoquant les détails des produits ou des services fournis, vous devez mettre une explication de chaque coût comme le taux horaire, les dépenses de matériels, les frais fixes etc. En mentionnant ce type de détails, vous gagnerez en transparence avec votre client mais surtout votre client saura pourquoi il paye et sera plus à même de payer la facture.
Enfin, si les détails sont bien présents, il ne faut surtout pas se tromper de destinataire. Il n’est pas impossible d’envoyer la facture à la mauvaise personne ou au mauvais service de votre client. De la même manière que des entreprises font appel à des agences digitales en externe pour gérer leur publicité, il n’est pas impossible qu’elles fassent appel à un comptable externe pour s’occuper de leur facture. Ainsi, il n’est pas rare que l’entreprise vous demande de l’envoyer directement au comptable externe. Il est donc nécessaire de demander en amont à qui envoyer la facture. Pire encore, vous pouvez vous tromper de client et facturer un mauvais client, quelle erreur professionnelle ! Vérifiez bien le destinataire avant l’envoi de la facture.
Ne pas être à jour dans le suivi des paiements des factures
Pour avoir une facturation optimale, il est nécessaire de suivre le paiement de chacune de vos factures. Même si vous avez fait de la facturation une priorité et que vous envoyez immédiatement ou fréquemment vos factures, il n’est pas rare que le client ne respecte pas la date d’échéance de la facture. Il faut donc absolument veiller au suivi des paiements de vos clients.
Il est aussi régulier de voir des factures sans numéro, c’est une erreur grossière. Comme suivre des factures sans numérotation. Le système de numérotation facilite le suivi et la gestion de vos factures. Cela vous permet d’éviter les doublons et d’avoir un suivi clair. La numérotation permet aussi de localiser plus facilement la facture si vous êtes un jour contrôlé.
Si vous avez déjà entendu parlé des outils de construction de plan média, vous n’avez peut-être pas entendu parlé des outils de facturation ou simplement vous pensez que l’outil de facturation n’est pas nécessaire. Pourtant, un outil de facturation vous fait gagner beaucoup de temps. En effet, pour bien suivre ses factures, il est fortement conseillé d’utiliser des solutions de facturation qui automatisent l’édition et l’envoi des factures à vos clients. Cela vous permet de complètement digitaliser vos factures mais aussi de gagner énormément de temps.
Quelles sont les règles d’or à suivre pour s’assurer le paiement d’un client ?
Être proactif dans le suivi des factures et envoyer des rappels en cas de retard
Plus vous facturez régulièrement, plus les clients paieront fréquemment. En effet, en tant qu’entreprise fournisseur, vous êtes obligée de facturer de manière régulière et continue. Il est tout à fait possible de facturer deux fois par mois, voire plus souvent dans certains secteurs. Si vous fournissez un service en particulier ou un produit précis, allez-y et facturez après chaque service plutôt que de vous en tenir à une date précise. Être proactif c’est aussi être à même de relancer les clients.
Le fait d’être proactif vous permet aussi de mettre au courant votre client des prochaines échéances et vous serez plus à même de lui envoyer des rappels professionnels avant chaque date d’échéance par exemple.
N’hésitez pas à relancer votre client ! Envoyer des relances de factures impayés n’est pas toujours aisé. Pourtant, si un débiteur n’a pas payé, il est nécessaire de lui envoyer d’abord un premier rappel juste après la date d’échéance et ensuite de manière régulière jusqu’au paiement de la facture en question. Il est recommandé de faire ces rappels par mail mais aussi par téléphone. Si malgré vos efforts, les premiers rappels gentils n’ont pas aboutis, soyez plus fermes et vous pouvez songer à une action en justice.
Avoir un contrat clair avec des conditions établies et des frais de retard
Cela peut vous sembler basique mais avoir un contrat clair avec des conditions préétablies est primordial. D’une part, si vous voulez que votre client vous prenne au sérieux, vous devez faire preuve d’une attitude la plus professionnelle possible en ayant un contrat détaillé et précis. Vous devez rentrer en détail dans les conditions de paiement, de livraison du produit ou de la prestation des services etc.
Attention également à bien relire les conditions d’un contrat que vous renouvelez. Entre-temps, votre situation et votre contrat auront peut-être changé. Cela peut aussi permettre de supprimer une mauvaise habitude qu’a pris un client, par exemple un paiement en retard.
Il est nécessaire de mentionner les pénalités de retard dans votre contrat. De nombreux clients ne prennent conscience des échéances uniquement s’il y a des contraintes financières derrière. Il est donc nécessaire de préciser le montant ou le pourcentage de pénalités en fonction du nombre de jours de retard.
Mettre en place un prépaiement des factures
Les paiements anticipés sont d’excellents moyens qui peuvent vous permettre de couvrir les coûts RH ou les coûts d’investissement. En effet, certains projets nécessitent des ressources importantes, il peut donc être judicieux de demander un prépaiement des produits ou des services. Le prépaiement peut couvrir une partie ou la totalité de vos coûts à l’avance.
Les bonnes pratiques pour être payé en temps et en heure
#1 Mettre en place des délais de paiement court
De nombreuses entreprises partent du principe qu’un délai de 30 ou 45 et parfois même jusqu’à 90 jours est absolument nécessaire pour le paiement des factures. Ce n’est pourtant pas le cas. Vous devez veiller à ce que les délais de facturation soient courts et serrés. Vous pouvez demander un paiement à 10 jours par exemple ou demander un paiement à réception de la facture. Généralement, les clients essaient de vous payer le plus tard possible pour améliorer le solde de leur trésorerie. Vous pouvez donc essayer de mettre des délais courts, quitte à les renégocier ensuite.
#2 Favoriser les paiements en avance
Afin d’éviter les retards des paiements, vous pouvez inciter vos clients à payer en avance en leur offrant un avantage financier s’ils payent avant la date d’échéance. Pour eux, toute économie est bonne à faire, ils seront donc prêts à vous payer rapidement s’ils obtiennent un avantage. Pour vous, vous gagnez quelques jours de trésorerie et vous vous assurez un paiement à l’heure. Attention, le montant de la remise ne doit pas trop être élevé et ne doit pas être trop proche de la date d’échéance.
#3 Construire une relation client-fournisseur solide
Si vous réussissez à développer de bonnes relations avec vos clients alors vos échanges seront facilités et les paiements seront moins tabous. En effet, si un de vos clients vous apprécie particulièrement, il n’hésitera pas à débloquer les fonds voulus en temps et en heure.
De plus, si vous connaissez bien votre client vous pourrez plus facilement comprendre son cycle de paiement et le relancer. Si vous le connaissez bien, il n’hésitera pas à vous faire passer en priorité et sera plus à même d’être à l’écoute de vos nouvelles offres et des relances que vous allez faire.
Il peut être intéressant également de remercier régulièrement ces clients notamment lorsque vous recevez un paiement ou que vous signez une nouvelle offre. Un simple email ou un courrier postal et pourquoi pas un cadeau pour fêter un succès commun sont de bonnes pratiques si vous souhaitez avoir une bonne relation avec vos clients. Ce geste commercial vous permettra également de faire parler de vous et d’améliorer la renommée de votre entreprise.
#4 Etre flexible sur les moyens de paiement
Plus vous proposez différentes méthodes de paiement, plus vous rendez le paiement facile pour votre client et plus vous maximisez vos chances d’être payé rapidement. Généralement, les entreprises B2B se disent que les paiements ne se paient qu’uniquement grâce à un RIB ou un chèque pourtant il peut être intéressant de proposer des paiements directement par carte bancaire ou par Paypal par exemple.
