Depuis 2016, avec Nicolas Lisiak, nous organisons des séminaires et des formations internes avec nos Coachs Apprendre à Apprendre de La-Semaine.com. Je commence donc à avoir pas m’al d’expérience en la matière. Dans cet article je vais vous présenter les enseignements clefs que je retiens de mes différents échecs et succès en la matière :
- Préparer un planning très complet
- Programmer tous les détails logistiques
- Choisir un lieu agréable et confortable
Préparer un planning très complet
Réaliser un programme complet du séminaire, clarifiant toutes les étapes de l’évènement, est l’étape préalable indispensable par laquelle passer en priorité. Pour cela, je nous suis créé un modèle à remplir pour chacun de nos séminaire pour que cela devienne une sorte de check list avec :
- Les horaires et dates d’arrivée et de départ des participants
- Les différents lieux de rencontre (avec adresses, dates et horaires)
- Les objectifs et descriptif de chacune des étapes (pour clarifier le sens de chaque activité)
- L’intégration de photos dans le document afin de faciliter la projection mentale des participants.
Si vous sentez que cela est trop chronophage ou que vous n’avez pas forcément les compétences nécessaires pour réaliser ce document, vous pouvez aussi confier l’organisation d’un séminaire d’entreprise.
Programmer tous les détails logistiques
Lorsque vous organisez un évènement interne pour vos collaborateurs, il est important qu’ils savent où ils vont, à quel moment, et avec quel mode de transport. Pensez donc à bien réserver un nombre suffisant de voitures et de chauffeurs, ou si vous voulez utiliser Uber ou des VTC, vérifier bien que les prestataires de services soient suffisamment nombreux pour ne pas vous retrouver à attendre des heures un véhicule disponible… (expérience vécue). Le mieux étant clairement selon moi de :
- louer une voiture et de conduire soi-même si vous n’êtes pas trop nombreux
- de réserver des VTC ou des taxis à l’avance
Pour ma part, je prépare un évènement comme je prépare une formation ou une conférence : je visualise chaque étape du processus, j’anticipe les imprévus et je prépare des plans B si cela est nécessaire. Cette habitude me permet entre autre de rester plus serein et plus professionnel dans ma démarche.
Choisir un lieu agréable et confortable
Le choix du lieu n’est pas anodin. Si en effet vous avez un programme super bien ficelé et intéressant, si votre logistique est huilée et que tout roule parfaitement bien, mais que le lieu du séminaire soit désagréable, tous vos efforts seront ruinés !
Portez donc une attention toute particulière au lieu de l’évènement, car c’est ce qui marque le plus l’esprit des participants. De notre côté nous avons trouvé de très beaux gîtes en France pour nos séminaires, ce qui permet d’avoir des lieux insolites, confortables et à prix abordables. En revanche cela vous demande plus de logistique qu’un hôtel par exemple qui permet de se charger de la partie hébergement, restauration et d’espace de formation.
Comme vous vous en doutez, l’organisation de ce type d’évènement demande de l’énergie, du temps et des compétences.
Si jamais vous souhaitez monter en compétences sur toutes ces questions, ou bien si vous désirez déléguer certaines taches, vous pouvez vous renseigner du côté de ce salon spécialisé.
