Le monde de l’entreprise aujourd’hui est de plus en plus mondialisé et dématérialisé. J’ai par exemple co-fondé deux entreprises et travaille avec des personnes sur Londres, Paris, Marseille, la Pologne, …
Autant vous dire que les outils de communication à distance me sont indispensables car sinon il me faudrait un budget digne d’une multinationale pour faire des réunions physiques. J’en parlais déjà dans mon article sur l’entrepreneuriat nomade.
Dans cet article, j’aimerais faire un cas d’étude sur une solution en particulier pour illustrer les 3 points importants pour une réunion à distance réussie :
- la qualité audio et vidéo,
- la qualité de l’interface et les outils collaboratifs,
- la préparation en amont.
Il s’agit de la solution Omnijoin développée par Brother qui répond selon moi à ces trois défis.
La qualité sonore et visuelle de la webconférence
Impossible de compter le nombre de fois où :
- je ne comprends pas mon interlocuteur car le son est coupé, hachuré ou saccadé,
- je ne suis pas entendu et doit me répéter plusieurs fois.
C’est très frustrant, surtout lorsqu’il s’agit de rendez-vous très importants. Je suis sûr que cela vous est également arrivé.
Dans ces moments, je pense aux films dans lesquels vous voyez des webconférences hyper fluides et en HD. Cela me fait rêver.
Il semble que ce rêve soit devenu accessible grâce à la webconférence de Brother en SAAS.
La qualité de l’interface et les outils collaboratifs
Les réunions à distance permettent d’économiser sur les frais de déplacements de vos collaborateurs.
Mais comment rendre une réunion à distance aussi vivante qu’une réunion en présentiel ?
En plus de la qualité et de la fluidité de la communication, je pense que les outils et l’interface doivent absolument :
- être simples d’utilisation (il faut que l’on n’ait pas besoin de réfléchir pour organiser ou participer à une réunion),
- permettre d’échanger des documents, des fichiers multimédias ou de partager un écran (pour remplacer le paperboard ou le projecteur de la salle de réunion).
Je pense que les outils professionnels aujourd’hui et la puissance du débit internet nous permettent d’avoir cette qualité d’échange pour rendre vivante les réunions à distance.
La préparation et la maîtrise de la réunion
Une réunion efficace et réussie est une réunion bien préparée et bien callée, car quoi de plus frustrant que d’avoir le sentiment d’avoir perdu son temps alors que l’on a plein de choses à faire ?
Cette préparation se fait en amont de la web conférence :
- en envoyant des invitations indiquant l’objet, la date, l’heure et la durée de la web conférence,
- en étant clair sur l’objectif de la réunion (la décision à prendre, les tâches à répartir, …),
- en identifiant la liste des participants et le rôle de chacun (hôte, présentateurs, participant avec ou sans privilèges),
- en vérifiant des périphériques : son, vidéo et connexion internet.
D’après ce que ce que j’ai pu voir, la solution proposée par Brother semble bien faciliter cette communication en amont avec un système de webconférence optimisés et simplifiés.
Vous l’aurez compris, ces outils professionnels vous permettent de gagner du temps et de la sérénité pour votre entreprise et vos équipes.
